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Lösung / Showcase

Fit4Digital: 80 Prozent aller Services der Aargauer Gemeinden im Smart Service Portal

31.10.2022 11:18:06

In Kürze
Am 24. März 2022 ging das Smart Service Portal der Aargauer Gemeinden und der kantonalen Verwaltung live. Die Idee für ein gemeinsames Portal ging aus der E-Government-Zusammenarbeit mit dem Kanton Aargau hervor, in welcher die Strub & Partner GmbH seit der Gründung im Jahr 2013 die Anforderungen und Bedürfnisse der Gemeinden einbringen darf.
Um die kommunalen Services für das Smart Service Portal vorzubereiten, brauchten die 170 auf freiwilliger Basis teilnehmenden Gemeinden (Stand Oktober 2022) eine Organisation und ein Konzept. Strub & Partner erarbeitete hierfür 2019 das kommunale Innovationsprogramm Fit4Digital, welches sie nun auch umsetzen durfte und zur erfolgreichen Lancierung des Smart Service Portals geführt hat. Die Umsetzung von Fit4Digital ist eine enorme Team-Leistung, auf die wir besonders stolz sind.

Ausgangslage
Seit Beginn der E-Government-Zusammenarbeit mit dem Kanton Aargau stand jeweils das Umsetzen einzelner, voneinander losgelöster Services, im Vordergrund. In der Folge entstand das Bedürfnis, diese Services aus einer kundenzentrierten Sicht in einem einzelnen Portal zusammenzufassen, egal ob die Gemeinde oder der Kanton für eine jeweilige Leistung zuständig ist, da das (digitale) Leben nicht an der Gemeinde-, der Bezirks- oder der Kantonsgrenze aufhört.

Technische Lösung
Das technische Herzstück von Fit4Digital ist eine Prozessmaschine, die Verwaltungsleistungen automatisiert abwickeln und die benötigten Daten aus unterschiedlichen Datenbanken verknüpfen kann. Das ist gleich doppelt praktisch, denn: Einerseits können Einwohnerinnen und Einwohner ihre Leistungen zentral und zu jeder Zeit beziehen, und andererseits wird die Verwaltung entlastet.

Die Alternative zu Fit4Digital wäre in der Konsequenz, dass jede einzelne Gemeinde bei ihrem Softwareanbieter die Schnittstellen für durchgängige E-Government-Prozesse in Auftrag gibt. Dies wäre im Gesamten viel aufwendiger und auch viel teurer. Zudem wird dadurch auch keine Vergleichbarkeit zwischen den Angeboten der Softwareanbietern erreicht. Mit dem gewählten Vorgehen wird dagegen sichergestellt, dass die Aargauer Gemeinden in kurzer Zeit möglichst viele durchgängige digitale Services bieten können.

Fachliche Lösung
Neben dem technischen Herzstück verfügt Fit4Digital auch über ein fachliches Herzstück. Dies ist die Gemeinschaft der Public Innovators. Die Public Innovators setzen sich aus freiwilligen Mitarbeitenden der kommunalen Verwaltungen zusammen, welche sich in thematischen Innovationsgruppen-Meetings (Arbeitsgruppen) per Videokonferenz treffen, um die bestehenden Services weiterzuentwickeln, um diese künftig kundenzentriert und durchgehend über das Smart Service Portal anbieten zu können. Dabei geht es einerseits darum, die Dienstleistungsqualität gegenüber den Verwaltungskunden zu verbessern, andererseits aber auch die Arbeit in der Verwaltung zu vereinfachen und effizienter auszugestalten.

Zudem treffen sich die Public Innovators zwei bis vier Mal im Jahr zu einem gemeinsamen Online-Event, an welchem über den Fortschritt von Fit4Digital und in den Innovationsgruppen informiert wird, damit wieder alle auf dem gleichen Stand sind.

Die Public Innovators schaffen also einerseits Standards in der digitalen Leistungserbringung der Aargauer Gemeinden und sind andererseits Botschafter von Fit4Digital in den Gemeindeverwaltungen.

Unser Ziel
Fit4Digital verfolgt das Ziel, dass bis Ende 2023 80 Prozent aller kommunaler Dienstleistungen aus Sicht des Kunden über das Smart Service Portal bezogen werden können.

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